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Newsletter-Tool – Die Auswahl ist riesig! Das gilt es zu beachten

Sie heißen GetResponse, CleverReach, Benchmark Email, Sendinblue, Newsletter2Go, Rapidmail, Klick-Tipp, Mailjet, Mailify oder tragen einen anderen Namen, der mehr oder weniger vermuten lässt, dass sich dahinter ein spezielles Tool für das Online-Marketing verbirgt. Die Rede ist von Newsletter-Tools, die für Betriebe eine wichtige Investition sind, die ihr E-Mail-Marketing professionell aufstellen wollen. Die wichtigsten Fragen rund um Newsletter-Tools beantwortet dieser Beitrag, einen Direktvergleich der bekanntesten Newsletter-Tools gibt es hier.

Frau bei der Arbeit an einem Laptop
Newsletter erobern die Welt. Damit aus der Idee des Newsletters auch unternehmerischer Erfolg werden kann, muss das Newsletter-Tool einige Funktionalitäten aufweisen.

Was ist ein Newsletter-Tool?

Ein Newsletter-Tool ist ein Programm, das bei der Umsetzung von E-Mail-Marketing-Maßnahmen unterstützt. E-Mail-Marketing gehört inhaltlich und konzeptionell in die Kategorie Online-Marketing. Während Postings in sozialen Netzwerken in die Masse gehen, ist ein Newsletter deutlich direkter und hat damit auch – marketingtechnisch gesprochen – weniger Streuverluste. Ein Newsletter landet im E-Mail-Eingang. Im besten Fall sind die Inhalte so spannend, dass der E-Mail-Leser zum Kunde wird oder zumindest direkt darauf brennt, weitere Newsletter zu erhalten. Oft wird aus der kontinuierlichen Information letztlich eine Kaufentscheidung.

Was muss ein Newsletter-Tool können?

Ein gutes Newsletter-Tool regelt den Versand des Newsletters und unterstützt bei Controlling-Maßnahmen, die nötig sind, um herauszufinden, ob und wie der Newsletter ankommt. Dieses Ankommen kann zunächst einmal rein technischer Natur sein. So sollte eine Newsletter-Tool melden, wann und ob die Newsletter-Mail angekommen ist oder ob die Mail gar im Spam-Ordner gelandet ist.

Darüber hinaus sollte ein gutes Newsletter-Tool …

  • Mailadressen kontinuierlich bereinigen,
  • beim Entwerfen des Newsletters unterstützen,
  • die Gestaltung auf unterschiedliche Endgeräte anpassen
  • und eine Rückmeldung über die Wirksamkeit der Mails geben (Anmeldung, Registrierung, Kauf, …).

Die Option, ein A/B-Testing durchzuführen, unterscheidet low-budget Newslettertools von ausgeklügelten Programmen. Bei diesem Testverfahren teilt das Programm die Empfänger in zwei Gruppen, um noch detaillierter prüfen zu können, welche Inhalte, welches Layout oder welche Betreffzeile am besten ankommen. So konnte beispielsweise herausgefunden werden, dass bei 56 Prozent der Newsletter-Empfänger ein Emoji im Betreff gut ankommt.

Wie muss ein Newsletter-Tool programmiert sein?

Die besten Newsletter-Tools haben viele Funktionen, die sich einfach anwenden, aktivieren und deaktivieren lassen. Die meisten sind selbsterklärend und im besten Fall sogar kompatibel mit Programmen, die bereits aktiv genutzt werden.

Achtung: Um sicher zu gehen, dass in der ersten Testphase sowie im laufenden Betrieb keine Fehler passieren, ist es wichtig, dass Menüsprache, Kundenservice und Support in der Sprache verfügbar sind, die fließend gesprochen wird. Viele Unternehmer fühlen sich mit der deutschen Sprache hier am wohlsten, andere kommen auch mit englischen Hinweisen und Tipps gut zurecht.

Womit muss ein Newsletter-Tool bestückt werden?

Was im Vorfeld klar sein sollte, sind Inhalt, Gestaltung und die Adressen jener, die in den E-Mail-Verteiler aufgenommen werden. Im besten Fall unterstützt das Newsletter-Tool dabei, einen durchdachten Rhythmus für den Versand des Newsletters im System zu hinterlegen.

Kalender und Marker-Stifte
Zu planen ist nicht nur die Tages- oder Nachtzeit, sondern auch an welchen Tagen der Newsletter verschickt werden soll. Im besten Fall gibt es einen regelmäßigen Turnus für den Newsletter-Versand.
Welchen Nutzen hat eine Sendezeit-Optimierung?

Um festzulegen, wann der Versand sinnvoll ist (wann die Empfänger am ehesten Zeit und Muße haben, den Newsletter zu lesen), braucht es zunächst einige Rückmeldungen zu den Lesezeiten der Empfänger.

  • Newsletter, die private Bedürfnisse befriedigen, werden oft in der Mittagszeit oder nachmittags gelesen.
  • Newsletter, die wahre News, beispielsweise aus einer bestimmten Branche, beinhalten, müssen natürlich morgens im E-Mail-Eingang sein.

Die besten Newsletter-Tools haben eine Sendezeit-Optimierung, die eine Verbesserung der Klickraten um 20 Prozent ermöglichen könnte. Eine Studie zur Analyse der Sendezeiten von Newslettern ergab, dass die Öffnungs- und Klickraten montags, donnerstags und freitags am höchsten seien. Allerdings merken Experten auch immer wieder an: Den optimalen Zeitpunkt für den Versand gibt es nicht.

Können individualisierte Elemente eingebaut werden?

Der Inhalt eines Newsletters darf nicht rein werblich sein. Wie in vielen anderen Bereichen des Marketings hat auch hier der Mehrwert einen hohen Stellenwert. Im besten Fall löst der Inhalt des Newsletters ein aktuelles Problem und verweist dazu noch auf die Produktwelt oder die Dienstleistungen des Unternehmens. Im Fokus muss jedoch die Information stehen, die auch als Workaround um das Hauptthema des Unternehmens verstanden werden muss.

Ein Beispiel: Ein Unternehmen, das Putzmittel auf natürlicher Basis vertreibt, sollte nicht nur Produkt-Reviews verschicken. Vor allem praxisnahe Tipps, beispielsweise in Form von Videos über die Bekämpfung spezieller Verschmutzungen, sind hier gefragt. Auch weitere Pflegetipps (außerhalb des Sortiments des Unternehmens) werden sicherlich gerne gelesen.

Darüber hinaus ist die Personalisierung des Inhalts extrem wichtig. Dies können Newsletter-Tools, die über die Funktion eines Platzhalter-Contents verfügen. Hier lässt sich beispielsweise der Vorname des Empfängers oder die Stadt eintragen.

Wie viele Design-Templates hat das Tool?

Dem Layout sollten Unternehmen noch vor dem Versand des ersten Newsletters große Bedeutung zukommen lassen, denn nur ein ansprechender Newsletter wird auch gerne gelesen. Grundlage des Designs ist natürlich das Corporate Design des Unternehmens. Auf Basis dieser Gestaltungsgrundlagen, die beispielsweise in Form von Farbwerten im Newsletter-Tool zu hinterlegen sein sollten, sollte einige wenige Gestaltungselemente konzipiert werden, die fester Bestandteil des Newsletter-Tools werden.

Die besten Newsletter-Tools haben eine Vorschau-Funktion. Diese zeigt an, wie der Newsletter aussieht, wenn er im Posteingang beim Empfänger landet. Gebaut werden können die Layouts bei den meisten Programmen mithilfe von Templates. Die Anzahl dieser Grafik-Vorlagen kann ein wichtiges Entscheidungsmerkmal bei der Wahl eines Newsletter-Tools sein.

Fazit: Für jeden gibt es das passende Tool

Jedes Unternehmen ist anders – daher gibt es auch kein „bestes“ Newsletter-Tool. Gerade die Möglichkeiten zur Individualisierung sollten genau beachtet werden. Die jeweiligen eigenen Anforderungen sollten dann entscheiden, welches Tool wo besser abschneidet.

Wer lediglich selbst damit arbeiten wird, kann beispielsweise Aspekte der Handhabung vernachlässigen und sich intensiv einarbeiten, während Tools mit einfacherer Oberfläche für mehrere Nutzer optimal sind. Die in diesem Artikel zusammengetragenen Punkte helfen also dabei, die wichtigsten Eckdaten mit den individuellen Anforderungen abzugleichen, und so eine Entscheidung zu treffen.

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